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【ICT】伝言メモをゼロにし事業所内の連携を強化しよう。

｜2023/07/13

伝言メモは非効率

電話を受け伝言メモを書く。その繰り返しで仕事が進まないことありませんか？ 伝言メモは、自分と相手にとってアナログ作業で非効率な手段の一つです。

 その他にも、事業所内の連携においてコミュニケーションがうまくいかず、大きなトラブルに繋がったり、人間関係に亀裂が入ったりと離職やモチベーション低下の原因になります。 

 私は、特定事業所加算を算定している居宅介護支援事業所の管理者として、事業所内にチャットツールを導入し３年以上使っています。

 もう、チャットを使っていない頃に戻れないほど便利なツールとなっています。今では職員間の言った言わないのトラブルや利用者さんからの連絡がこない遅いといった苦情はほとんどなく、チャットと口頭のバランスの取れた事業所内連携が実現しています。 

 今回は、伝言メモにおける非効率から効率化へと変化した内容、メリット・デメリットについて解説していきます。

伝言メモ　書く側のデメリット　

たとえば、
ケアマネ４人事業所で１人で留守番。
じゃんじゃん電話が鳴りそれを全て受ける。

伝言を受けメモ用紙になぐり書き、内容が長いと、書く量が増え、そのあと新しいメモ用紙に清書。

他人に見せるため字を丁寧に書き、伝わるよう文を考える。
そうなると当然時間が掛かり、挙句の果てにはメモを書いている最中に電話が掛かってくる。

集中してプランを作っていたのに...仕事にならない。
いざ仕事に戻っても、電話と伝言メモ作成で集中が途切れてしまう。
「あれ？今まで何していただろう」と思考を遡ることと集中力を回復するのに時間が掛かる。

結局、電話対応と伝言メモ作成に追われ仕事ができずに時間が過ぎてしまいます。



伝言メモ　見る側デメリット


たとえば

新規をたくさん受けサービス調整が多くなり、

日中、訪問も多い。


それで夕方事務所へ戻ると...


机の上には伝言メモがたくさん並べられている。


そして優先度を決め順番に電話していく。デイサービス職員が送迎で不在だったり、訪問看護師は外出で不在だったりと電話のすれ違いが多くタイミングが合わない。


処理ができず伝言メモをクリップで挟んで机の上に置く、そして仕事が溜まっていく。


時には伝言メモを失くしてしまい探す手間が生じることもある。


忙しい時期の机の上は、いつも伝言メモや書類でいっぱい。


チャットを使うメリット

伝言メモによるデメリットを先ほど解説した通りですが、それを解決する方法は伝言メモを廃止しチャットによるメッセージ送受信に変えることです。

 

それでは、伝言を書く側、見る側、そして事業所や利用者さんへのメリットを解説します。


チャット　書く側のメリット



電話による伝言は、即チャットにて担当者へ送信。私の場合はチャットのメッセージ欄に音声で直接入力しています。

「○○さんから電話あり、折り返し電話お願いします　０００－００００－００００」時間にすると10秒もかかりません。

この程度の時間なら集中を途切れさせることなく、そのまま業務を続けられます。

さらに、紙とペンを用意し手書きした後、席を立ち担当者の机にペタッと貼り付ける必要もありません。


チャット　見る側のメリット



外出先で事業所から直接伝言のメッセージを受けることで、訪問と訪問の間に優先度に応じて連絡できます。

 そして、スマホとパソコンにメッセージ内容を表示させることで、事業所内や訪問中、時間と場所を選ばずに、いつでもどこでも確認できます。
 勤務時間外や休みの日など、連絡が入る入らないように仕組みづくりは必要です。 また、伝言メモのように紛失することはありませんし、机に貼られた伝言メモのセロハンテープを剥がしてディスクマットがベタベタになることがありません。 

 このように、夕方に業務を集中させないよう、日中の時間帯を有効に使うことで時間の効率化できます。

事業所、利用者さんへ



レスポンスの早い事業所として利用者さんやご家族、他のサービス事業所から評価されるとともに職員間のスムーズな連携により仕事のやりやすさ、モチベーションが格段に上がっていきます。

そして、事業所内の横のつながりの強化は、利用者支援においてプラスに働きます。

まとめ



その他のメリット


✔伝言メモを作成するため古紙のA

✔4用紙を裁断することがなくなります。


✔この字が読めませんって言われることがなくなります。


✔事業所に戻った時の伝言メモの山でどっと疲れることがなくなります。


このように、伝言メモのデメリットが数多くあり、居宅介護支援業務において非効率な作業の一部となっています。


今回は伝言メモのデメリット、メリットについて解説しました。


大事なのは、事業所内にチャットツールを導入した際、目に見える目標を決めること。


伝言メモを廃止し、すべてチャットツールに切り替える。


短期目標　３ケ月で伝言メモをゼロにする


出来たことを仲間と共有する。きっと「いや〜楽になったよね」と共感できると思います。


 

居宅介護支援事業所におけるICT（情報通信技術）では、他にも有効な使い方がたくさんあります。


これからも順次ブログを更新していきますので、これからもよろしくお願いいたします。